Ο καθένας με ένα iPhone (ή γενικά ένα smartphone), σε κάποια φαση, έρχεται αντιμέτωπος με το πρόβλημα του συγχρονισμού του ταχυδρομείου, των επαφών και του ημερολογίου του (όλα δηλαδή τα συστατικά στοιχεία του αυτοματισμού γραφείου). Υπάρχουν σήμερα διάφοροι τρόποι και πακέτα λογισμικού (είτε εμπορικά είτε ελεύθερα) που υπόσχονται το συγχρονισμό μεταξύ υπολογιστών ή υπολογιστών/smartphones. Κάθε επιλογή έχει τα υπέρ και τα κατά της, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, και μέχρι σήμερα, δεν έχω εντοπίσει ένα λογισμικό όλα-σε-ένα που να μπορεί να ικανοποιήσει όλες τις απαιτήσεις συμβατότητας συγχρονισμού σε κάθε πλατφόρμα.
Μια δυνατότητα αντιμετώπισης του προβλήματος συγχρονισμού προσφέρεται μέσω του google.Εάν κάποιος έχει λογαριασμό google μπορεί να έχει email (gmail), ένα ημερολόγιο και επαφές (μεταξύ άλλων). Το βασικό χαρακτηριστικό αυτής της τεχνολογίας είναι ότι είναι online (δηλ. πάντα και παντού προσβάσιμη), εύχρηστη και χωρίς χρεώσεις! Αυτό σημαίνει ότιοτιδήποτε κάνει κανείς στο λογαριασμό του γίνεται online και όλα είναιπροσβάσιμα από οπουδήποτε στον κόσμο χωρίς τη χρήση ειδικευμένουλογισμικού ή λειτουργικού συστήματος, παρά μόνο ενός οποιουδήποτεweb browser.
Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή:
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Το Gmail είναι μια τυπική υπηρεσία webmail που προσφέρει σημαντικάεπιπρόσθετα χαρακτηριστικά. Αρχικά προσφέρει πρόσβαση τύπουPOP και IMAP, που σημαίνει ότι μπορεί κάποιος να κατεβάσει τα μηνύματα στον υπολογιστή του μέσω τυπικού λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμπληρωματικά, παρέχεται η επιλογή προώθησης των μηνυμάτων σε άλλο λογαριασμό. Αυτό που είναι επίσης πολύ σημαντικό είναι ότι μπορεί κανείς να συλλάβει μηνύματα από άλλεςυπηρεσίες ταχυδρομείου, όπως το yahoo, όπως περιγράφεται σε άλλη εγγραφή στο blog.
Ημερολόγιο
Ένα χρήσιμο εργαλείο που παρέχει το google είναι το ημερολόγιο. Παρέχεταιστην πραγματικότητα ένα σύνολο ημερολογίων για κάθε λογαριασμό, κάτιπου σημαίνει ότι μπορεί κανείς να δημιουργήσει πολλαπλά ανεξάρτηταθεματικά ημερολόγια τα οποία παρουσιάζονται ταυτόχρονα, γεγονόςπου κάνει πολύ ευκολότερη τη διαχείριση του χρόνου.Εκτός της δημιουργίας ημερολογίων μπορεί κανείς να ενσωματώσειστα δικά του, ημερολόγια που είναι ελεύθερα προσβάσιμα(όπως τα ημερολόγια της πρόβλεψης καιρού και των φάσεων της σελήνης). Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό είναι ότι το ημερολόγιο του googleμπορεί να ενσωματωθεί σε οποιαδήποτε προσωπική ιστοσελίδα.Ένα παράδειγμα χρήσης: Ας φανταστούμε την περίπτωση ενός καθηγητή ο οποίος διδάσκει διάφορα μαθήματα. Ο καθηγητήςέχει τη δυνατότητα δημιουργία ενός ημερολογίου για κάθεμάθημα και μπορεί να το παρουσιάσει στην ιστοσελίδα του αντίστοιχουμαθήματος παρέχοντας στους μαθητές/σπουδαστές/φοιτητές τουτο πρόγραμμα διδασκαλίας, συναντήσεων εργασίας, παρουσίασηςεργασιών, κοκ, και όλα αυτά με μια πολύ απλή διαδικασία. Τέλος πάντων, αυτό το χαρακτηριστικό είναι ιδιαίτερα σημαντικόαλλά δεν είναι στην πραγματικότητα σχετικό με την παρούσα εγγραφήοπότε και πρέπει να σταματήσω εδώ…
Επαφές
Οι επαφές που παρέχει το google συμπληρώνει το σύνολο των βασικών εργαλείων οργάνωσης γραφείου. Είναι ένα εύχρηστο εργαλείο με πολλέςδυνατότητες εισαγωγής και εξαγωγής από και σε διάφορους τύπους επαφών.
OK, τώρα που έχουμε τα εργαλεία ας δούμε πώς μπορούμε να τα χρησιμοποιήσουμεγια την οργάνωση και συγχρονισμό στο iPhone.
Η διαδικασία είναι εύκολη και είναι η εξής:
- Ενεργοποίηση του τηλεφώνου
- Μετάβαση στα settings / Mail, Contacts, Calendars και επιλογή προσθήκης λογαριασμού “Add Account…”
- Επιλογή “Microsoft Exchange”
- Στο πεδίο email βάζουμε την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου google (π.χ. user@gmail.com)
- Αφήνουμε κενό το domain
- Στο πεδίο κωδικού (password) βάζουμε τον κωδικό του λογαριασμού google και πατάμε next
- Εισάγουμε και πάλι το πλήρες email του google στο πεδίο username και τον κωδικό (password) και παράμε next
- Εάν εμφανιστεί ένα μήνυμα “unable to verify certificate” επιλέγουμε “Accept”
- Στο πεδίο server πληκτρολογούμε m.google.com και πατούμε next
- Επιλέγουμε τις υπηρεσίες που θέλουμε να ενεργοποιήσουμε (email, contacts, calendars)
- Εμφανίζεται ερώτημα για τη διατήρηση ή διαγραφή των δεδομένων στο τηλέφωνο πριν το συγχρονισμό — εδώ επιλέγουμε προσεκτικά 😉
Αυτό ήταν!
Εάν έχουμε ενεργή τη λειτουργία “push” τότε ο συγχρονισμός γίνεται αυτόματα,διαφορετικά γίνεται όταν συνδεόμαστε στο δίκτυο ή ανοίγουμε το αντίστοιχο πρόγραμμαή γίνεται συγχρονισμός κατά τακτά διαστήματα που ρυθμίζουμε (fetch).
Τι έχουμε τώρα; Έχουμε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο το οποίο είναι κοινό στο iPhone και σε οποιοδήποτε υπολογιστή έχουμε πρόσβαση. Πολλαπλά ημερολόγια αλλά και επαφές που μπορούμε να ενημερώνουμε από παντού. Με τον τρόπο αυτό δε χρειάζεται πλέον σύνδεση του iPhone στον υπολογιστή για συγχρονισμό αφού τα πάντα συγχρονίζονται από μόνα τους. Το γραφείο μας γίνεται το ίδιο το google!!!
Απολαύστε…
Πως γίνεται μετά ομως να πάρουμε back up τις επαφές απο το κινητό στο Η/Υ μέσο του iTune;
Εδώ είναι και το ωραίο στην υπόθεση. Έτσι όπως είναι τα πράγματα, φαίνεται να είναι πιο καλή επιλογή να έχει τα "πάντα" κάποιος στο google. Δηλαδή κρατάμε ημερολόγιο και επαφές στο google. Έτσι δε χρειάζεται πλέον να συγχρονίζουμε υπολογιστή και τηλέφωνο. Και τα δύο συγχρονίζονται (και συγχρονίζουν) αυτόματα με το google.
Ουσιαστικά με τη δυνατότητα λειτουργίας του google ως exchange server έχουμε δυνατότητα πρόσβασης για ανάγνωση και εγγραφή δεδομένων τόσο από τηλέφωνα όσο και από υπολογιστές με την ίδια ευκολία. Αν για παράδειγμα αποθηκεύσουμε μια νέα επαφή στο τηλέφωνο, τότε αυτόματα ενημερώνονται οι επαφές και στο google. Αν από την άλλη ενημερώσουμε το ημερολόγιο με ένα νέο ραντεβού στον υπολογιστή αυτόματα ενημερώνεται και το google calendar και συνεπώς και το τηλέφωνο.
Μετά από πολλά-πολλά χρόνια διαφόρων λύσεων και δοκιμών τελικά έχω καταλήξει σε αυτό το μοντέλο λειτουργίας που θεωρώ το ευκολότερο και πιο συμβατό.